Il n’est pas rare d’entendre que les réunions sont trop longues, pas assez productives, ennuyeuses, manquant d’interactions…
Mais qu’est-ce qu’une réunion efficiente ?
On pourrait distinguer 2 grands types d’éléments à réunir :
- définir un ordre du jour ; avoir des sujets connus et préparés ; faire en sorte que des décisions soient prises ; identifier les actions décidées ; avoir une trace ou un résultat concret.
- prévoir un temps d’inclusion ; avoir une parole équitablement distribuée ; le temps prévu correspond au temps passé ; les tensions sont régulées ; il y a une conclusion
Pour se faire, il peut être intéressant d’avoir recours aux « fonctions déléguées » ; ces 4 fonctions – participant / modérateur / pousse décision / gardien du temps, permettent que :
- les objectifs mentionnés plus hauts sont atteints
- chaque participant a bien conscience qu’il est contributeur et occupe un voire 2 rôles, sans pouvoir s’y soustraire
- la charge d’animation est répartie sur plusieurs, en fonction des affinités et/ou envies.
Quelle est la mission de chaque rôle ?
Le participant : son rôle basique est attribué à toutes les personnes présentes, apportant les éléments favorables à l’avancée de la réunion ; il est opérationnel et centré sur le contenu.
Le modérateur : il orchestre l’énergie de la réunion ; il est à la fois garant de l’ordre du jour et recentre la discussion si besoin ; il veille à la fluidité des échanges, à la tenue du rôle et de la place de chacun ; il limite les interruptions.
Le pousse décision : il garantit que les décisions se prennent par l’équipe et les enregistre après validation du leader ; il aide l’équipe à assumer sa fonction décisionnaire et provoque la prise de décision ; il intervient si un nouveau sujet est abordé sans qu’une décision ne soit prise sur le sujet précédent.
Le gardien du temps : il veille à ce que le temps alloué à chaque sujet soit respecté, ainsi que la ponctualité ; il informe des temps restants ; si un sujet déborde le temps prévu, il en informe le groupe ; il est important de noter que le temps appartient à l’équipe entière qui doit savoir le gérer car le gardien du temps ne peut être tenu pour seul responsable de la gestion du temps.