- Comment gérer les flux d’information ou plutôt de travail dans l’entreprise ?
- Comment être vigilant à écrire, mais « écrire juste ce qu’il faut » ?
- Existe-t-il des outils, méthodes pour organiser les flux d’information ?
Pour éclairer les membres d’un groupe Plato 35 sur ces questions, nous avons été puisé dans les ressources de l’un des cadres animateurs du groupe, Arnaud Villemin, utilisant la méthode KANBAN. Inspirée des pratiques de Toyota dans les années 60, cette approche visant à s’adapter en permanence aux besoins du client en limitant la surproduction et le gaspillage tout en réduisant les coûts et délais, est aujourd’hui mise à profit pour la gestion de tâches entre les membres d’une équipe afin de permettre une organisation agile, une meilleure communication et davantage de responsabilisation.
5 grands principes :
- Visualiser : l’info doit être facilement accessible et compréhensible de tous
- Limiter le travail en cours & gérer les flux : elle prône le flux tiré (et non poussé) – sur le principe de ne prendre une tâche qu’une fois que l’on est en mesure de la réaliser. L’expérience montre que faire trop de choses en même temps, mène à une perte d’efficacité et un risque que les missions prennent plus de temps voire soient mal accomplies
- Rendre les règles explicites : on se met d’accord sur le « qui fait quoi », comment, quand ; la charge acceptable, les délais, les objectifs…
- S’améliorer en collaborant : en faisant des points réguliers pour signifier où chacun en est et ce qui lui pose problème
3 principes fondateurs :
- commencer par ce que vous faites aujourd’hui
- respecter rôles et responsabilités actuels
- s’engager à s’améliorer par incréments progressifs
Coté outils, 2 pistes :